Przedsiębiorca, który planuje wynajem lokalu na prowadzenie własnej działalności będzie miał przed sobą nie lada wyzwanie w postaci podpisania umowy. Najczęściej jej warunki proponuje wynajmujący. Nie oznacza to, że wpływ najemcy na jej treść jest znikomy lub żaden. Jak negocjować koszty, aby wynajem biur był dla nas opłacalny?
Lokal na wagę złota
Wynajem biur to czynność, której warto poświęcić więcej uwagi. Od lokalizacji i dobrze skrojonej umowy zależy powodzenie działalności gospodarczej. Źle dobrane miejsce, jak również nieprecyzyjnie określone kwestie, dotyczące opłat potrafią spędzić sen z powiek przedsiębiorcy i generować niepotrzebne, dodatkowe wydatki. Przed wynajmem warto dokładnie przemyśleć, czy firma koniecznie powinna znajdować się w modnej, czyli drogiej dzielnicy. Wiele biznesów z powodzeniem działa w bardziej kameralnych miejscach. Jeśli biuro nie będzie miejscem spotkania z klientami i kontrahentami, można jego lokalizację zaplanować w spokojniejszym, mniej prestiżowym miejscu. Docenią je również pracownicy stacjonarni, dla których wygoda pracy jest uzależniona w głównej mierze od tego, jak wyposażone jest wnętrze.
Koszty regularne
Ustalenie korzystnych warunków najmu to suma wielu czynników. Do najważniejszych poza lokalizacją należą metraż, rozkład pomieszczeń i rozsądna cena. Ponieważ pośpiech jest złym doradcą, zwłaszcza przy podpisywaniu umowy, warto przemyśleć każdy element, jaki się w niej znajdzie. Podstawowym wydatkiem, z jakim wiąże się wynajem biur są tak zwane koszty stałe, ponoszone co miesiąc. Obok pensji dla pracowników to główne obciążenie dla pracodawcy. Warto negocjować opłaty za wynajem, jeśli wiemy, że konkretny lokal od jakiegoś czasu stał pusty. Utrzymywanie pustostanu przez kolejne miesiące będzie dla wynajmującego nieopłacalne, dlatego z pewnością będzie bardziej skłonny do ustępstw. Całkowite koszty miesięczne zwykle są podawane w kwocie netto. Właściciel firmy musi pamiętać, że do tej sumy dolicza się 23 proc. VAT.
Kruczki, dotyczące opłat
Miesięczne opłaty za wynajem biur najczęściej zawierają opłaty administracyjne, uiszczane dla spółdzielni lub wspólnoty. Do tego dochodzą opłaty za media, według ich zużycia. W ostatnim przypadku sprawy mogą się nieco skomplikować, jeśli najemca nie tylko wynajmuje biuro na swoją działalność, ale także dodatkowe miejsce do zamieszkania. Wówczas należy jasno rozgraniczyć, które koszty będą uznawane za firmowe a które za prywatną przestrzeń. Nieco problematyczne przy wynajmie biur jest także ustalenie, jakie dodatkowe koszty ponosi najemca. Zgodnie z przepisami nie powinien partycypować w opłatach, dotyczących remontu budynku, prac, związanych z jego ocieplaniem, wymianą instalacji. Ewentualne przystosowanie biura do działalności firmy to inna pula wydatków. Każdy z jej elementów powinien znaleźć się w umowie.
Niektóre siedziby firmy mają wnętrze, dostosowane do logo oraz kolorystyki konkretnej działalności. Przemalowanie ścian lub dobudowanie ścianki gipsowej powinno odbywać się po dokładnym uzgodnieniu z właścicielem budynku lub osobą, która ma uprawnienia do podpisania umowy.
